¿Estás atorado en algo relacionado con la empresa, o no conoces el procedimiento o quién es el responsable para mandar el correo, pedir vacaciones, etc? En esta sección verás todos los pasos que tienes que seguir en estos casos y así hacer tu vida más sencilla en Hexagon Data.
Por favor hacer caso omiso en época de confinamiento (COVID-19)
Antes de pedir días de "Home Office" debes de saber que el contrato con Hexagon Data es de trabajo en la oficina. El Home Office es una buena alternativa para disminuir el desplazamiento en la ciudad, y por ende mejorar la productividad al disminuir los tiempos muertos, siempre y cuando haya un entendido de la disponibilidad esperada y se maneje profesionalmente.
Mientras crecemos un poco más, recomendamos tomar días de Home Office solo cuando sea necesario, ya que el estar en la oficina y poder interactuar cara a cara con las demás personas del equipo aprendemos de ellas, generamos cultura organizacional y sobretodo nos alineamos en los objetivos y entregables.
Eso si, por favor no solicites días de Home Office cuando existan reuniones que requieran tu presencia en la oficina de Hexagon Data o de cliente.
Si consideraste todo lo anterior entonces:
Abre y llena este formulario.
Asegúrate de elegir la opción "Home Office" y llena el resto de la información requerida.
Una vez enviado el formulario, te deberás asegurar de recibir la aprobación y enviarla a la Office Manager para registrar los días que vas a estar fuera.
IMPORTANTE: Las actividades regulares como compromisos personales ó aviso de enfermedad, no son razones válidas para hacer Home Office.
¿Necesitas un monitor, es momento de cambiar tu compu o tu silla? Es muy simple:
Envía un correo a la Office Manager detallando tu solicitud. El detalle nos ayudará a entender qué y por qué lo estás pidiendo.
La Office Manager evaluará tu solicitud y en caso que proceda, hará una petición formal a la Dirección de Administración y Finanzas para realizar la compra.
Se te informará cuándo estará disponible tu solicitud.
Si tú compraste algo y aplica para reembolso, por favor dirígete a ese proceso.
¿Te asignaron un proyecto o tienes que visitar a un cliente en otro Estado/País? Este proceso es para ayudarte a saber el camino a seguir para solicitar la compra de un viaje:
Diligencia/llena el formato
El formato diligenciado/llenado deberá enviado directamente al manager y al área administrativa.
Al enviar el formato de requisición de viaje llegará una copia al área administrativa quien se encarga del transporte, alojamiento y viáticos. Te llegará un correo electrónico con las especificaciones de tu viaje.
La solicitud de viaje tiene que ser totalmente justificada, autorizada por el manager, de esta forma la Dirección de Administración y Finanzas dará el Vo.Bo.
¿Vas a viajar? OJO en este proceso no verás cómo solicitar tu viaje, para eso busca ese proceso en la lista. Aquí te ayudamos a saber como solicitar solamente los viáticos (el dinero que vas a necesitar para comidas, transporte, etc, durante tu viaje).
Antes que nada asegúrate de tener ya la aprobación de tu viaje. Te recomendamos que primero realices todo el proceso de solicitud de viaje y después sigas con la solicitud de tus viáticos.
Cuando envías el correo para su aprobación, ahí debe incluir toda la información que utilizará la Dirección de Administración y Finanzas para calcular el monto de viáticos que vas a necesitar.
¿No tienes tarjeta corporativa? En caso que todo esté correcto, el área de Dirección de Administración y Finanzas programará una transferencia para que el día que inicia tu viaje tengas el dinero suficiente para cubrir tus gastos esenciales.
En caso que tengas tarjeta corporativa, se configurará la tarjeta para que puedas hacer los gastos diarios bajo lo calculado.
En caso de haber algún error en la solicitud, el área de Administración y Finanzas solicita se revisen los montos y/o los recursos para su aprobación.
El día uno de regreso de viaje, deberás presentar a la Office Manager tu reporte de gastos el cual debe incluir las facturas (idealmente) o recibos (por lo menos) de los gastos autorizados. El reporte es muy simple. EJEMPLO: Se autorizó $1000 de gastos y compruebas $1100, te debemos $100. Se autorizó $1000 y compruebas $900, nos debes $100. Si se autorizó $1000 y compruebas $1000, estamos a mano.
En caso que tu hayas puesto de más y se hayan comprobado, te haremos el reembolso bajo el procedimiento de reembolso.
En caso que no hayas comprobado todo, te pediremos tu aceptación para ponernos a mano en el siguiente depósito de nómina.
IMPORTANTE
La política de Hexagon Data es que no cubriremos ningún gasto por entretenimiento o alcohol, a menos que haya sido pre-aprobado. Los gastos se calcularán de acuerdo a un mínimo que puedas gastar sin tener que preocuparte por que te están invitando a "x" restaurante, sin embargo tendrá definitivamente un límite.
¿Tuviste que pagar un Taxi, una comida con cliente con tu dinero? Con gusto te lo reembolsamos siempre y cuando cumpla con lo siguiente.
Intenta que todo lo que hayas hecho tenga por lo menos el conocimiento de tu Manager. Muchas veces hay casos en los que no nos da tiempo de solicitar una aprobación formal, sin embargo realiza una llamada o un whatsapp/slack/mail a tu manager explicando brevemente la situación para que tenga conocimiento.
Consideraremos los reembolsos como gastos razonables que tuvieron que hacerse para cubrir una actividad relacionada al trabajo y se deberá buscar que siempre sea el Manager quien lo cubra con la tarjeta corporativa.
Debes cuidar el gasto y no excederte. En los casos que por "las prisas" tuviste la aprobación de tu manager sin embargo solicitaron un reembolso de una comida para 12 personas en un super restaurante, este tendrá que ser revisado, analizado y seguramente se va a reembolsar solamente lo coherente y correspondiente a una comida con cliente, sin embargo existe la posibilidad que no se reembolse en su totalidad.
La solicitud de reembolso consta de este formulario que necesitas enviar, así como llenar esta hoja de calculo con la fecha de los gastos, registro de cada gasto y el balance. Prepara este documento y todos los recibos/facturas porque los tendrás que anexar a este formulario. NOTA (Recuerda realizar una copia de la hoja para editarla de manera personal).
La Office Manager revisa todos los datos de esa hoja de calculo y coteja que las facturas mencionadas sean las mismas que están adjuntas y revisa que los gastos cumplan con los requisitos.
La Office Manager solicita la autorización La Dirección de Finanzas y Administración en firma original.
La Office Manager te va a informar cómo se te reembolsará (ya sea en transferencia, depósito en la siguiente nomina o cheque)
En caso que los necesites, estos son los datos de facturación de Hexagon Data:
Para México
RFC: HDA170406NM1
Razón Social: Hexagon Data S.A.P.I. de C.V.
Uso de CFDI: 03 Gastos en General
Dirección: Filadelfia 128-Oficina 101, Nápoles, Benito Juárez, 03810 Ciudad de México, CDMX
Para ver más detalle por favor revisa el RFC que se encuentra en la sección de Documentos.
En caso que exista la opción, asegúrate que estés facturando como "persona moral"
Para Colombia:
Hexagon Data Colombia SAS
NIT 901337070-1
CR 18 A 103 11, Bogotá, D.C., Bogotá D.C.,
¿Te vas a ir de la empresa? Primero que nada y por lo que haya sido, te deseamos mucho éxito en lo que vayas a hacer. Ahora si, antes de irte asegúrate de cumplir con lo siguiente:
Si estás renunciando, por favor asegúrate de/que:
Comunicar tu renuncia con por lo menos 15 días de anticipación a tu salida.
Junto con tu manager hayan creado y dejado listo el plan de actividades para que todas tus tareas estarán totalmente cubiertas por alguien.
No estás dejando ningún pendiente.
Redactar tu carta de renuncia y entrégala a tu manager.
El día de tu salida:
Tienes que entregar a la Office Manager todo el equipo que Hexagon Data te haya otorgado. Ejemplo: computadora, monitor, adaptador para proyección, etc. OJO: Por favor no "heredes" ninguno de estos artículos a tus compañeros sin previa autorización.
Se te entregarán documentos que tienes que firmar para formalizar el desvinculamiento a la empresa y entonces se te pueda pagar tu finiquito/liquidación.
Este permiso es por medio día, puede ser tomado en la mañana o en la tarde, se darán 6 permisos durante el año (si es de nuevo ingreso, el número de permisos dependerá del mes en que sean contratados):
6 días Enero – Febrero
5 días Marzo – Abril
4 días Mayo – Junio
3 días Julio – Agosto
2 días Septiembre – Octubre
1días Noviembre - Diciembre
Formato de solicitud: Hexagon Data M360
Este permiso consta de 1 día libre al año, el cual, puedes solicitarlo para el día de tu cumpleaños o para ser disfrutado durante el mes en el que cumples años.
Recuerda consultarlo previamente con tu manager directo para la correcta organización de tus actividades y que solo se podrá pedir durante el mes del cumpleaños.
Formato de solicitud: Hexagon Data M360
Esta solicitud aplica cuando te enfermaste, quedaste en estado de embarazó o hayas tenido un accidente general o laboral (esperamos que nunca suceda).
Cuando alguna de estas suceda, necesitas avisar a tu Manager y a la Coordinación de Talento Humano sobre tu situación.
Para que Hexagon Data apruebe tu incapacidad, debe estar totalmente justificada y quien otorga la incapacidad debe ser la entidad de salud correspondiente de cada País.
En los casos evidentes, pero que llegue a presentarse demora en la entrega de la incapacidad, Hexagon Data es totalmente flexible y entenderá que puede haber motivos por el retraso, sin embargo, es muy importante que se tramite de cualquier forma para que sigamos elaborando tu nómina de manera normal.
Si faltaste al trabajo, no avisaste y no justificaste, se tomará como una falta al compromiso y a tus obligaciones, en este caso, se revisará e informará sobre las consecuencias de esta, así que, por favor evitemos llegar a este punto.
Passbolt es un administrador de contraseñas que permite que tu equipo comparta y almacene de forma segura las credenciales, como las contraseñas a aplicaciones o plataformas para que puedas llevar a cabo tus actividades diarias.
Configurar tu cuenta de Passbolt por primera vez:
Como como ingresar a tu cuenta: